Assistant·e scolarité

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Publié le 28 mai 2024 - mis à jour le 17 juin 2024

La Rochelle Université recrute un·e assistant·e scolarité sous contrat à durée déterminée d’une durée d’un an renouvelable pouvant aboutir à un CDI vacant au 1^er septembre 2024.

Descriptif de l’employeur

Et si vous rejoigniez une université audacieuse et innovante ?

Née d’une démarche volontariste de son territoire conduite par Michel Crépeau, La Rochelle Université s’est inscrite, dès sa création en 1993, dans une trajectoire de différenciation.

Trente ans plus tard, dans un paysage universitaire qui se recompose, elle continue à affirmer une proposition originale, autour d’une identité forte et de projets audacieux, dans un établissement à taille humaine situé dans un lieu d’exception.

Reconnue à l’international à la fois pour ses programmes de recherche, d’échanges et pour la qualité de ses enseignements, La Rochelle Université accueille, parmi ses 8 200 étudiantes et étudiants, environ 1 000 étudiant·es étranger·ère·s de plus de 90 nationalités différentes et emploie près de 1000 personnels (enseignantes, enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs et personnels BIATSS).

Ancrée sur un territoire aux caractéristiques littorales très marquées, La Rochelle Université a fait de cette singularité une véritable signature, au service d’un nouveau modèle. Elle s’appuie notamment sur la spécialisation de sa recherche autour de la thématique du Littoral Urbain, Durable et Intelligent (LUDI).

Site web à consulter : cliquez ici

Descriptif du service

L’IUT regroupe les 5 départements disciplinaires : Génie Biologique, Génie Civil et Construction Durable, Informatique, Réseaux et Télécommunications, Techniques de Commercialisation.

Il dispose d’un service de scolarité compétent pour gérer la scolarité des étudiant·e·es de leur inscription à la délivrance du diplôme. Ce service de scolarité est dirigé par un responsable de service placé sous l’autorité hiérarchique de la responsable administrative et financière.

L’IUT forme au niveau licence (Bachelor Universitaire de Technologie), aussi bien en formation initiale qu’en alternance.

Missions

Sous l’autorité du responsable du service :

Participer à l’ensemble des activités du service scolarité de l’IUT
Accueillir, informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes en coordination avec l’accueil de l’IUT
Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité
Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure
Apporter une assistance et une expertise administratives en matière de scolarité aux
enseignant-e-s et aux partenaires
Participer à la conception et s’assurer de la mise en œuvre des procédures liées à la gestion
de la scolarité dans le respect de la réglementation
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information
Gérer le(s) agenda(s), les courriers et courriels et contrôler les échéances
Travailler en étroite collaboration avec les départements, les services communs de l’IUT et de l’Université
Participer aux réunions internes avec les partenaires institutionnels et rendre compte au chef de service le cas échéant
Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Contribuer à la réalisation des bilans qualitatifs /quantitatifs
Classer et archiver des documents
Retranscrire des informations orales à l’écrit
Suivre et appliquer les procédures financières et/ou comptables (vérification des paiements selon le statut et remboursements des frais d’inscriptions).

Activités principales

Participer aux campagnes d’admissions et d’inscriptions
Gérer les dossiers de candidatures et d’inscription des formations : vérification et validation des dossiers
Assurer le suivi administratif de la scolarité des étudiants inscrits et notamment les dossiers des étudiants à statut particulier
Suivre les démissions et abandons des étudiants inscrits en lien avec les départements
Saisir des données administratives et pédagogiques sur logiciels spécifiques (Scolarix, Scolpédagogie, E-candidat …)
Traiter les demandes liées à l’assiduité des étudiants boursiers (en lien avec le CROUS), les remboursements et transferts
Editer les cartes étudiant et gérer leur remise aux usagers
Editer les diplômes après vérification des jurys de délivrance ou de passage (BUT et DUT)
Suivre les effectifs et les contrats des alternants en lien avec les services et départements,
Suivre les contrats pédagogiques en lien avec les départements,
Mise à jour des alias des promotions, à chaque rentrée universitaire en lien avec le service informatique
Participer à la préparation des règlements des études, des maquettes pédagogiques et au cadrage des modalités de contrôle des connaissances et des compétences
Participer à la préparation et à l’organisation des jurys et des commissions
Préparer et organiser les admissions passerelles BUT2 et BUT3 : calendrier, jurys, procédures, accompagnement des équipes pédagogiques
Préparer et participer à la journée des portes ouvertes et aux salons des étudiants, aux cérémonies de remise des diplômes
Développer une expertise pour l’outil SCODOC et les applications métiers dédiées ; accompagner les équipes pédagogiques dans l’utilisation et l’exploitation des applications
Préparer les calendriers universitaires des formations initiale et continue
Mettre en œuvre l’enquête de l’insertion à 30 mois des étudiants

Compétences et aptitudes requises

Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Accueillir et prendre des messages
Utiliser les outils bureautiques
Accueillir les populations concernées
Enregistrer et classer les documents
Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
Rédiger des rapports ou des documents
Travailler en équipe / binôme
Réactivité
Sens de l’organisation
Sens relationnel

Connaissances

Objectifs et projets de l’établissement
Droit des examens et concours
Mode de fonctionnement des administrations publiques
Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
Culture internet
Technique d’élaboration de documents
Techniques de communication
Culture internet
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d’accueil téléphonique et physique
Connaissance générale des techniques de gestion administrative,
Organisation de l’établissement

Contraintes ponctuelles

Contraintes périodiques durant les périodes d’admission et d’inscription, JPO, salons …

Type de recrutement

Catégorie : C (équivalent ADT J5X41)

Affectation : IUT – Service scolarité

Type : titulaire ITRF/AENES ou CDD d’un an renouvelable pouvant aboutir à un CDI

Durée de travail : temps plein

Rémunération : en fonction du niveau d’expérience et du degré d’expertise

Titulaire : reprise du statut existant (Groupe RIFSEEP 2 – 3 450 € brut/an)

Qualification : baccalauréat souhaité

Expérience : débutant·e accepté·e

Recrutement ouvert à toute personne bénéficiaire d’une RQTH

Avantages

Participation aux frais de transport en commun domicile-travail à hauteur de 75%
Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle/covoiturage sur les trajets domicile-travail
Partenaire KLAXIT
Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
Restauration collective sur le campus universitaire
Accompagnement des agents pour leur développement professionnel et préparation aux concours de la fonction publique
Des offres sport, loisirs et culture pour tous les agents